メーリングリストで情報伝達を円滑に

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連絡事項があると、全世帯に電話をかけていた

鹿嶋市にある保育園野草舎さんは、園舎が2つに分かれている。ひとつは「森の家」、もうひとつは「こどもの家」。どちらも連絡事項はすべて電話だと聞き、職員さんの負担の大きさを知った。例えば、雨が続く中で「明日の遠足は延期します」と判断した場合、これまでは全世帯に電話をかけていたそう。これは大変だ。

園舎ごと、組ごとにLINEグループを作ってはどうかと思ったが、スマホを持っていない方、LINEを使っていない方もいるという。それならメール連絡はどうだろう。メールアドレスはガラケーをお使いの方でも、キャリアメールがあるからやりとりできるだろう。

メール一斉配信システムを検討する

メールの他にも、便利な一斉メール配信システムをいくつか検討したが、以下の理由で見送ることにした。

  • 利用がない月でも、月額料金はかかる
  • 初期設定料がかかる
  • 園舎が2つに分かれているため、契約も2つ必要になる

利用頻度とコストをふまえて、ホームページ用に契約しているサーバーに付属したメーリングリストの機能を利用することにした。これなら、追加の費用もかからずお手頃に全世帯に一発で連絡ができる。

レンタルサーバー「ロリポップ」のML機能を使う

レンタルサーバー「ロリポップ」は、プランごとにメーリングリストの作成数が異なる。今回、ライトプランで契約していたので、5つまでMLが作成できるので、プラン変更しなくてよさそうだ。

ちなみに、ライトプランは1年契約する場合、月額330円で利用可能(3年契約する場合は、少し安くなって月額220円)。

ロリポップのプラン別メーリングリストの数
ロリポップご利用料金より(2022/11/18現在)

4つのMLを使い分ける

4つのMLを使い分ける
  1. 園舎A 職員用 (参加者全員 投稿可能)
  2. 園舎A ご家庭用 (管理者のみ投稿可能)
  3. 園舎B 職員用 (参加者全員 投稿可能)
  4. 園舎B ご家庭用 (管理者のみ投稿可能)

上記のように、MLによって投稿設定を変更している。生徒のご家庭向けに「明日の遠足は予定どおり行います」とメール送信後、そのメールにうっかり「うちの子はお休みします」と返信できてしまうと、全世帯にメールが届いてしまう。そのため、ご家庭用MLは、園からの一方通行にしている。

一方で、職員用MLは参加者も少ないので、全員がメールを投稿できるし、返信もできる。

ロリポップのメーリングリスト参加者登録
ロリポップの管理画面より

投稿設定は「受信・投稿可能」「受信のみ可能」「投稿のみ可能」の3つから選択できるので、用途に合わせて設定する。

MLのメールアドレスを管理する

保育園の全世帯に「おしらせメールにご登録ください」とプリントを配布していただくのと同時に、各園内にQRコード付きでML登録のお知らせを掲示していただいた。

昨今の自然災害やその他非常時に、電話以外の連絡手段として、メールを活用していきます。ぜひ、おしらせメールにご登録ください。(配布したプリントより)

QRコードのリンク先は、園ごとに以下のように分けて登録フォームを作成した。メールアドレスが変わったときも、保育園の先生にお願いすることなく、この画面から変更手続きできる。卒園したら、自分で削除もできるので、先生たちの負担も最小限に抑えることができる。もちろん、MLの管理画面から先生が登録、変更、削除することも可能だ。

メーリングリスト登録画面

ロリポップの管理画面から、メールアドレス30件まで一括登録できる。入学の季節など、まとめて登録できて便利。

メーリングリスト参加者登録
ロリポップの管理画面より

メーリングリストの用途

電話での連絡は今後も必要だと思うが、一斉に連絡したいときなどは、メーリングリストがとても有効だ。

メーリングリストの使用例
  • ただ今大きな地震がありましたが、子どもたちは全員ケガもなく無事です。
  • ○組の○○さんがコロナウィルス陽性となりました。経過と対応は以下のとおりです。
  • 明日は天候悪化が予想されるため、11/30の遠足は延期となります。
  • 運動会で、カメラの忘れ物がありました。お心当たりのある方は、園までお電話ください。

メーリングリストを活用して、円滑な情報伝達ができるようになればと思います。

marbleの作業内容

お客さまの用途、使用頻度、コストに応じたご提案をいたします。

  1. ご相談を詳しく伺う(対面)
  2. 電話以外の方法をいくつかご提案
  3. メーリングリストの利用を検討、決定
  4. サーバー側の機能をリサーチ、設定、テスト
  5. 各園舎ごとに、メールアドレス登録フォームを作成
  6. 職員用のメールアドレス登録フォームには、パスワード設定
  7. マニュアル作成。先生たちと一緒に使い方を指導(対面)
  8. 管理者となる先生のスマホにメールの送受信設定(対面)
  9. 各園舎ごとに、掲示するプリント(QRコード付き)を作成
保育園で飼っているニワトリのたまご。給食で使われる他、お誕生日には産みたてたまごがもらえるそう。

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