メーリングリストで情報伝達を円滑に

連絡事項があると、全世帯に電話をかけていた

鹿嶋市にある保育園野草舎さんは、園舎が2つに分かれている。ひとつは「森の家」、もうひとつは「こどもの家」。どちらも連絡事項はすべて電話だと聞き、職員さんの負担の大きさを知った。例えば、雨が続く中で「明日の遠足は延期します」と判断した場合、これまでは全世帯に電話をかけていたそう。これは大変だ。

園舎ごと、組ごとにLINEグループを作ってはどうかと思ったが、スマホを持っていない方、LINEを使っていない方もいるという。それならメール連絡はどうだろう。メールアドレスはガラケーをお使いの方でも、キャリアメールがあるからやりとりできるだろう。

メール一斉配信システムを検討する

メールの他にも、便利な一斉メール配信システムをいくつか検討したが、以下の理由で見送ることにした。

• 利用がない月でも、月額料金はかかる
• 初期設定料がかかる
• 園舎が2つに分かれているため、契約も2つ必要になる

利用頻度とコストをふまえて、ホームページ用に契約しているサーバーに付属したメーリングリストの機能を利用することにした。これなら、追加の費用もかからずお手頃に全世帯に一発で連絡ができる。

レンタルサーバー「ロリポップ」のML機能を使う

レンタルサーバー「ロリポップ」は、プランごとにメーリングリストの作成数が異なる。今回、ライトプランで契約していたので、5つまでMLが作成できるので、プラン変更しなくてよさそうだ。

ちなみに、ライトプランは1年契約する場合、月額330円で利用可能（3年契約する場合は、少し安くなって月額220円）。

4つのMLを使い分ける

上記のように、MLによって投稿設定を変更している。生徒のご家庭向けに「明日の遠足は予定どおり行います」とメール送信後、そのメールにうっかり「うちの子はお休みします」と返信できてしまうと、全世帯にメールが届いてしまう。そのため、ご家庭用MLは、園からの一方通行にしている。

一方で、職員用MLは参加者も少ないので、全員がメールを投稿できるし、返信もできる。

投稿設定は「受信・投稿可能」「受信のみ可能」「投稿のみ可能」の3つから選択できるので、用途に合わせて設定する。

MLのメールアドレスを管理する

保育園の全世帯に「おしらせメールにご登録ください」とプリントを配布していただくのと同時に、各園内にQRコード付きでML登録のお知らせを掲示していただいた。

昨今の自然災害やその他非常時に、電話以外の連絡手段として、メールを活用していきます。ぜひ、おしらせメールにご登録ください。（配布したプリントより）

QRコードのリンク先は、園ごとに以下のように分けて登録フォームを作成した。メールアドレスが変わったときも、保育園の先生にお願いすることなく、この画面から変更手続きできる。卒園したら、自分で削除もできるので、先生たちの負担も最小限に抑えることができる。もちろん、MLの管理画面から先生が登録、変更、削除することも可能だ。

ロリポップの管理画面から、メールアドレス30件まで一括登録できる。入学の季節など、まとめて登録できて便利。

メーリングリストの用途

電話での連絡は今後も必要だと思うが、一斉に連絡したいときなどは、メーリングリストがとても有効だ。

メーリングリストを活用して、円滑な情報伝達ができるようになればと思います。

marbleの作業内容

お客さまの用途、使用頻度、コストに応じたご提案をいたします。